KI-Leitfaden für das Kirchliche Sekretariat
Ein praxisnaher Leitfaden für Ephoralsekretärinnen
Einfach erklärt · Mit konkreten Beispielen · Sofort einsetzbar
Über diesen Leitfaden: Dieses Handbuch zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Künstliche Intelligenz (KI) sicher und effektiv in Ihrer täglichen Arbeit einsetzen können. Alle Beispiele sind so formuliert, dass Sie sie direkt kopieren und anpassen können. Wo Datenschutz-Grauzonen bestehen, weisen wir ausdrücklich darauf hin.
⚠️ Wichtiger Hinweis: Derzeit gibt es in vielen Landeskirchen noch keine offizielle Regelung zum Einsatz von KI. Dieser Leitfaden ersetzt keine dienstliche Genehmigung. Klären Sie bitte mit Ihrer Dienststellenleitung, ob und in welchem Umfang KI-Tools genutzt werden dürfen. Im Zweifel gilt: Fragen Sie nach, bevor Sie KI für dienstliche Zwecke einsetzen.
🚀 Schnellstart: In 5 Minuten zur ersten KI-Nutzung
Ihr allererster Prompt – probieren Sie ihn jetzt aus:
Prompt zum Kopieren
Ich bin Sekretärin in einer kirchlichen Verwaltung. Bitte schreibe mir eine freundliche E-Mail an eine Kirchengemeinde. Der Inhalt: Erinnerung an die Abgabe des Jahresberichts bis zum 15. März. Der Ton soll freundlich, aber bestimmt sein. Die E-Mail soll kurz und professionell sein.
💡 Tipp: Die wichtigste Grundregel bei der Nutzung von KI: Geben Sie niemals personenbezogene Daten ein – keine echten Namen, keine Adressen, keine Telefonnummern, keine Gemeindeglieder-Daten. Verwenden Sie stattdessen Platzhalter wie „[Name]" oder „[Gemeinde]".
🚦 Die Datenschutz-Ampel
Da es bisher keine offizielle Regelung gibt, wie KI in der kirchlichen Verwaltung eingesetzt werden darf, ist besondere Vorsicht geboten. Die folgende Ampel hilft Ihnen, schnell einzuschätzen, welche Aufgaben Sie bedenkenlos, mit Vorsicht oder gar nicht mit KI erledigen können.
GRÜN – Unbedenklich
Diese Aufgaben können Sie bedenkenlos mit KI erledigen:
- Allgemeine Textformulierungen ohne Bezug zu konkreten Personen
- Muster-E-Mails und Vorlagen erstellen (mit Platzhaltern statt echten Namen)
- Rechtschreibung und Grammatik prüfen lassen (nur bei allgemeinen Texten)
- Checklisten und Ablaufpläne generieren
- Allgemeine Recherche (z.B. „Was gehört in ein Synodenprotokoll?")
- Ideen für Veranstaltungen oder Programmgestaltung sammeln
- Allgemeine kirchliche Begriffe oder Regelungen erklären lassen
- Textbausteine für Standardschreiben formulieren
GELB – Vorsicht / Grauzone
Diese Aufgaben erfordern besondere Sorgfalt. Anonymisieren Sie alle Daten konsequent!
- Protokollentwürfe erstellen lassen – nur mit anonymisierten Stichpunkten
- Stellenausschreibungen formulieren – ohne interne Details zur Dienststelle
- Haushaltsdaten zusammenfassen – nur aggregierte, nicht-personenbezogene Zahlen
- Texte für Gemeindebriefe oder Rundschreiben – ohne personenbezogene Inhalte
- Überarbeitung eigener Textentwürfe – nur wenn keine sensiblen Daten enthalten
Regel für GELB: Lesen Sie Ihren Prompt nochmals durch, bevor Sie ihn abschicken. Fragen Sie sich: „Könnte jemand aus diesem Text eine reale Person identifizieren?" Wenn ja → erst anonymisieren!
ROT – Niemals mit KI!
Diese Daten dürfen unter keinen Umständen in ein KI-Tool eingegeben werden:
- Personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten, Telefonnummern von Gemeindegliedern, Mitarbeitenden oder Ehrenamtlichen
- Seelsorgerische Inhalte: Gesprächsnotizen, vertrauliche Mitteilungen, Beratungsinhalte
- Personalakten-Inhalte: Beurteilungen, Abmahnungen, Krankheitsdaten, Gehaltsinformationen
- Kirchliche Meldedaten: Taufdaten, Konfirmationsdaten, Kirchenaustritte, Gemeindegliederlisten
- Finanzielle Einzeldaten: Spenderdaten, Kollektenergebnisse mit Personenbezug, individuelle Gehälter
- Interne Beschlüsse mit Personenbezug: z.B. Disziplinarverfahren, Beschwerden über Personen
- Passwörter und Zugangsdaten: Niemals KI nach Passwörtern fragen oder eigene eingeben
🟣 Hinweis zu Grauzonen: In diesem Leitfaden kennzeichnen wir Bereiche, die eine Grauzone darstellen, mit einem lila Hinweiskasten wie diesem. Solange es keine offizielle Regelung gibt, empfehlen wir: Behandeln Sie Grauzonen wie GELB – besondere Vorsicht und im Zweifel Rücksprache mit Ihrer Dienststellenleitung.
📘 Grundlagen: So funktioniert KI
Was ist KI eigentlich?
Künstliche Intelligenz (KI) – oft auch „AI" genannt (vom englischen „Artificial Intelligence") – ist im Grunde ein sehr fortgeschrittenes Computerprogramm, das Texte verstehen und selbst verfassen kann. Stellen Sie sich die KI wie eine extrem fleißige Kollegin vor, die unglaublich viel gelesen hat und deshalb bei Formulierungen, Zusammenfassungen und Ideen helfen kann.
Wichtig zu verstehen:
- KI „denkt" nicht wirklich – sie erkennt Muster in Texten und erzeugt daraus neue Texte
- KI kann Fehler machen und Dinge „erfinden" (das nennt man „Halluzinieren") – prüfen Sie Ergebnisse immer
- Alles, was Sie in ein KI-Tool eingeben, wird auf externen Servern verarbeitet – daher die Datenschutz-Vorsicht
- KI ersetzt nicht Ihr Fachwissen – sie ist ein Werkzeug, das Ihnen Arbeit abnimmt
Was ist ein „Prompt"?
Ein Prompt ist einfach Ihre Anweisung an die KI – das, was Sie in das Textfeld eintippen. Je genauer und klarer Ihr Prompt ist, desto besser ist das Ergebnis. Denken Sie an einen Prompt wie an einen Arbeitsauftrag an eine neue Kollegin: Je genauer Sie erklären, was Sie brauchen, desto besser wird das Ergebnis.
Tipps für gute Prompts
Fünf einfache Regeln, die sofort bessere Ergebnisse liefern:
| Regel | Schlecht | Besser |
|---|---|---|
| 1. Rolle geben | „Schreib eine E-Mail" | „Du bist eine erfahrene kirchliche Verwaltungskraft. Schreibe eine E-Mail..." |
| 2. Kontext liefern | „Erinnerung schreiben" | „Schreibe eine Erinnerung an Kirchengemeinden wegen der Abgabe des Jahresberichts bis zum 15.03." |
| 3. Tonfall angeben | — | „...im freundlichen, aber verbindlichen Ton" |
| 4. Format wünschen | — | „...als kurze E-Mail mit Betreffzeile, maximal 150 Wörter" |
| 5. Platzhalter nutzen | „An Pastor Müller" | „An [Name der Pfarrperson]" |
Grundschema für Prompts
Du bist [Rolle, z.B. eine erfahrene kirchliche Verwaltungskraft]. Aufgabe: [Was genau soll die KI tun?] Kontext: [Hintergrundinformationen, z.B. Anlass, Zielgruppe] Tonfall: [z.B. freundlich, formell, herzlich, sachlich] Format: [z.B. E-Mail, Brief, Stichpunkte, maximal X Wörter] Wichtig: Verwende Platzhalter wie [Name], [Datum], [Gemeinde] statt echter Daten.
📧 Arbeitsbereich 1: Korrespondenz & Schriftverkehr
Die KI ist ein hervorragendes Werkzeug für den täglichen Schriftverkehr. Sie können damit E-Mails, Briefe und Standardschreiben formulieren – und sparen dabei oft die Hälfte der Zeit.
E-Mails formulieren
Erinnerungs-E-Mail
Prompt zum Kopieren
Du bist eine erfahrene kirchliche Verwaltungskraft. Schreibe eine freundliche Erinnerungs-E-Mail an die Kirchengemeinden im Kirchenkreis. Inhalt: Erinnerung an die fristgerechte Abgabe der Haushaltspläne bis zum [Datum einfügen]. Bitte um Rückmeldung bei Fragen oder Schwierigkeiten. Tonfall: Freundlich, aber verbindlich. Wertschätzend, nicht belehrend. Format: E-Mail mit Betreffzeile, Anrede „Liebe Schwestern und Brüder," und freundlichem Schluss. Maximal 150 Wörter.
Absage oder Verschiebung
Prompt zum Kopieren
Formuliere eine höfliche E-Mail, mit der eine geplante Sitzung verschoben wird. Details: - Ursprünglicher Termin: [Datum und Uhrzeit] - Neuer Termin: [Datum und Uhrzeit] - Grund: [z.B. Erkrankung der Vorsitzenden / terminliche Überschneidung] - Bitte um Rückmeldung, ob der neue Termin passt Tonfall: Bedauernd, aber sachlich. Maximal 100 Wörter.
Dank-E-Mail nach einer Veranstaltung
Prompt zum Kopieren
Schreibe eine herzliche Dankes-E-Mail an alle Mitwirkenden einer kirchlichen Veranstaltung. Art der Veranstaltung: [z.B. Kirchenkreis-Fest / Synodentagung / Gemeindefest] Besondere Erwähnungen: [z.B. Musikgruppe, Kuchenspender, Technik-Team – ohne echte Namen] Tonfall: Herzlich und wertschätzend. Maximal 120 Wörter.
Briefe aufsetzen
Offizieller Brief an Behörden
Prompt zum Kopieren
Formuliere einen formellen Brief einer kirchlichen Verwaltung an [Empfänger, z.B. Stadtverwaltung / Denkmalschutzbehörde]. Betreff: [z.B. Antrag auf Genehmigung von Baumaßnahmen an der Kirche] Inhalt: [Kurzbeschreibung des Anliegens in Stichpunkten] Format: Formeller Geschäftsbrief mit Anrede, Betreff, Haupttext und Grußformel. Sachlicher, professioneller Ton.
Kondolenzschreiben
Prompt zum Kopieren
Formuliere ein einfühlsames Kondolenzschreiben im kirchlichen Kontext. Anlass: [z.B. Verstorbene(r) war langjährige(r) Ehrenamtliche(r) / Kirchenälteste(r)] Besonderheiten: [z.B. besonderes Engagement in der Gemeinde] Tonfall: Warmherzig, tröstend, mit christlicher Hoffnungsperspektive. Nicht zu lang – maximal 150 Wörter. Verwende Platzhalter [Name] statt echter Namen.
🟣 Grauzone – Kondolenzschreiben: Auch wenn der fertige Text keine Personendaten enthält, könnte der Kontext im Prompt (z.B. „langjährige Chorleiterin") Rückschlüsse auf eine Person erlauben. So sichern Sie sich ab: Verwenden Sie keine identifizierenden Details im Prompt. Schreiben Sie statt „langjährige Chorleiterin der Matthäus-Gemeinde" besser „langjährige Ehrenamtliche im musikalischen Bereich".
Einladungen schreiben
Prompt zum Kopieren
Schreibe eine Einladung zu einer kirchlichen Veranstaltung. Art: [z.B. Kreissynode / Pfarrkonvent / Fortbildungstag / Gemeindeversammlung] Datum: [Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Ort: [Ort – ggf. Platzhalter nutzen] Tagesordnung/Programm: [Stichpunkte] Besondere Hinweise: [z.B. Mittagessen wird bereitgestellt / Anmeldung erforderlich bis...] Format: Formelle Einladung mit allen wichtigen Informationen auf einen Blick. Freundlich und einladend. Bitte verwende [Gemeinde], [Ort] und [Name] als Platzhalter.
Textbausteine erstellen
Einer der größten Zeitsparer: Lassen Sie sich Textbausteine erstellen, die Sie immer wieder verwenden können!
Prompt zum Kopieren
Erstelle mir eine Sammlung von 10 Textbausteinen für die häufigsten E-Mails in einer kirchlichen Verwaltung. Jeder Textbaustein soll: - Einen kurzen Titel haben (z.B. „Erinnerung Fristablauf") - Den fertigen Text enthalten, mit Platzhaltern wie [Name], [Datum], [Gemeinde] - Maximal 80 Wörter lang sein Typische Anlässe: 1. Erinnerung an Fristablauf 2. Bestätigung eines Termins 3. Bitte um Rückmeldung 4. Weiterleitung einer Information 5. Absage / Verschiebung 6. Eingangsbestätigung 7. Dank nach Zuarbeit 8. Bitte um fehlende Unterlagen 9. Urlaubsabwesenheit (Abwesenheitsnotiz) 10. Einladung zu einer Besprechung
💡 Tipp: Speichern Sie die generierten Textbausteine in einem eigenen Word-Dokument. So haben Sie sie immer griffbereit und können sie per Copy & Paste verwenden – das spart jeden Tag Zeit!
📝 Arbeitsbereich 2: Protokolle
Protokolle gehören zu den zeitaufwändigsten Aufgaben. KI kann Ihnen hier enorm helfen – allerdings ist gerade bei Protokollen Vorsicht beim Datenschutz geboten.
⚠️ Grundregel für Protokolle: Geben Sie niemals das fertige Protokoll mit echten Namen, Abstimmungsergebnissen oder vertraulichen Beschlüssen in die KI ein. Nutzen Sie die KI stattdessen für die Struktur und Formulierung – die Inhalte ergänzen Sie selbst.
Synodenprotokolle
Protokoll-Vorlage erstellen lassen
Prompt zum Kopieren
Erstelle mir eine professionelle Vorlage für ein Synodenprotokoll einer evangelischen Kreissynode. Die Vorlage soll folgende Abschnitte enthalten: - Kopfbereich (Datum, Ort, Tagungsort, Beginn/Ende) - Feststellung der Beschlussfähigkeit - Genehmigung der Tagesordnung - Genehmigung des letzten Protokolls - Platzhalter für Berichte (Superintendent/in, Ausschüsse) - Platzhalter für Beschlussfassungen mit Abstimmungsergebnis - Wahlen - Verschiedenes - Schlusswort / Segen Format: Übersichtliche Gliederung mit nummerierten Tagesordnungspunkten. Verwende [Platzhalter] für alle variablen Daten.
Stichpunkte in Fließtext umwandeln
Prompt zum Kopieren
Ich habe folgende Stichpunkte aus einer Sitzung. Bitte formuliere daraus einen flüssigen, sachlichen Protokolltext im Stil eines offiziellen Sitzungsprotokolls. Stichpunkte: - [Hier Ihre anonymisierten Stichpunkte einfügen] - [z.B.: „Bericht über Bauvorhaben – Kosten höher als geplant – neues Angebot einholen"] - [z.B.: „Diskussion über Küster-Stelle – Nachfolge klären – Ausschreibung bis [Datum]"] Tonfall: Sachlich, neutral, im Präteritum (Vergangenheitsform). Typisch für ein kirchliches Sitzungsprotokoll.
🟣 Grauzone – Protokoll-Stichpunkte: Selbst anonymisierte Stichpunkte können in Kombination Rückschlüsse auf Personen oder Gemeinden erlauben (z.B. „einzige Gemeinde mit Orgelsanierung"). So sichern Sie sich ab: Verwenden Sie möglichst allgemeine Formulierungen. Statt „Orgelsanierung in der kleinen Dorfgemeinde" schreiben Sie „Sanierungsprojekt in einer Gemeinde". Ergänzen Sie die konkreten Details erst nach Erhalt des KI-Textes manuell.
Kreiskirchenrat-Protokolle
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine Vorlage für ein Protokoll einer Kreiskirchenratssitzung (KKR) in einer evangelischen Landeskirche. Typische Tagesordnungspunkte: - Eröffnung und Andacht - Genehmigung der Tagesordnung und des letzten Protokolls - Bericht der/des Superintendent/in - Personalangelegenheiten (Hinweis: nur als Überschrift, keine Details) - Bauangelegenheiten - Finanzangelegenheiten - Genehmigungen und Beschlüsse - Verschiedenes Format: Nummerierte TOP-Struktur mit Platzhaltern für Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse.
Visitationsberichte
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine Gliederungsvorlage für einen Visitationsbericht einer evangelischen Kirchengemeinde. Die Vorlage soll folgende Bereiche abdecken: - Allgemeine Angaben zur Gemeinde (Platzhalter) - Gottesdienst und Verkündigung - Seelsorge und Beratung - Kirchenmusik - Kinder-, Jugend- und Konfirmandenarbeit - Seniorenarbeit - Ökumene und Zusammenarbeit - Gebäude und Liegenschaften - Finanzen und Haushalt - Personal und Ehrenamt - Zusammenfassung und Empfehlungen Jeder Bereich soll 3-4 Leitfragen enthalten, die bei der Visitation beantwortet werden. Format: Übersichtliche Gliederung.
Aus Notizen ein Protokoll erstellen
Prompt zum Kopieren
Ich habe handschriftliche Notizen aus einer Sitzung abgetippt. Bitte mache daraus ein ordentliches, gut lesbares Protokoll. Regeln: - Schreibe im Präteritum (Vergangenheitsform) - Formuliere sachlich und neutral - Gliedere den Text in nummerierte Tagesordnungspunkte - Markiere Beschlüsse deutlich mit „Beschluss:" am Anfang - Ergänze am Ende „Protokollführung: [Name]" und „Datum: [Datum]" Meine Notizen (anonymisiert): [Fügen Sie hier Ihre anonymisierten Stichpunkte ein]
📅 Arbeitsbereich 3: Terminplanung & Organisation
Terminübersichten erstellen
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine Terminübersicht für das kommende Quartal einer kirchlichen Verwaltung. Bitte erstelle eine Tabelle mit folgenden Spalten: - Datum - Uhrzeit - Veranstaltung/Sitzung - Ort - Zuständig - Anmerkungen Fülle die Tabelle mit typischen Terminen, die in einem Kirchenkreis anfallen: [Hier eigene Termine einfügen oder typische Termine generieren lassen] Format: Übersichtliche Tabelle, chronologisch sortiert.
Checklisten generieren
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine detaillierte Checkliste für die Vorbereitung einer Kreissynode. Zeitraum: 8 Wochen vor der Synode bis zum Tag danach. Gliedere die Checkliste in Zeitabschnitte: - 8 Wochen vorher - 4 Wochen vorher - 2 Wochen vorher - 1 Woche vorher - Am Tag der Synode - Nach der Synode Jeder Punkt soll eine konkrete Aufgabe beschreiben mit Checkbox-Feld zum Abhaken. Denke an: Einladungen, Tagesordnung, Raumreservierung, Technik, Verpflegung, Unterlagen, Abstimmungszettel, Namensschilder, Protokoll usw.
Ablaufpläne erstellen
Prompt zum Kopieren
Erstelle einen detaillierten Ablaufplan für einen kirchlichen Studientag. Thema: [z.B. Ehrenamtsförderung / Nachhaltigkeit in der Gemeinde / Digitalisierung] Dauer: 10:00 – 16:00 Uhr Teilnehmende: ca. [Anzahl] Personen Der Ablaufplan soll enthalten: - Genaue Uhrzeiten für jeden Programmpunkt - Pausen und Mittagessen einplanen - Mischung aus Vortrag, Gruppenarbeit und Plenum - Raum für Andacht / geistlichen Impuls Format: Tabelle mit Uhrzeit, Programmpunkt, Verantwortlich, Raum/Material.
💰 Arbeitsbereich 4: Haushalt & Finanzen (Zuarbeit)
⚠️ Wichtig: Geben Sie keine konkreten Finanzbeträge mit Personenbezug in die KI ein (z.B. „Gehalt von Pastor X"). Aggregierte Zahlen ohne Personenbezug (z.B. „Gesamtbudget Personalkosten: 250.000 €") sind in der Regel unproblematisch.
Sachkonten erklären lassen
Prompt zum Kopieren
Erkläre mir in einfachen Worten die wichtigsten Sachkonten im kirchlichen Haushaltsplan nach der Doppik (doppelte Buchführung) bzw. der Kameralistik. Bitte erkläre folgende Bereiche verständlich: - Personalaufwendungen - Sachaufwendungen - Gebäudeunterhaltung - Zuweisungen und Umlagen - Kollekten und Spenden - Kirchensteuerzuweisungen Erkläre für jede Kategorie: Was gehört hinein? Was ist ein typisches Beispiel? Worauf muss man achten? Zielgruppe: Verwaltungsmitarbeiterin ohne Buchhaltungsausbildung. Bitte einfach und verständlich erklären.
Haushaltspläne zusammenfassen
Prompt zum Kopieren
Ich muss für eine Sitzung eine kurze Zusammenfassung eines Haushaltsplans vorbereiten. Bitte erstelle mir eine Vorlage dafür. Die Zusammenfassung soll folgende Punkte abdecken: - Gesamteinnahmen und -ausgaben (mit Platzhaltern für Zahlen) - Veränderungen zum Vorjahr (Steigerung/Senkung in Prozent) - Die drei größten Ausgabenposten - Besondere Investitionen oder Projekte - Rücklagen-Entwicklung - Fazit / Empfehlung Format: Maximal eine DIN-A4-Seite, gut gegliedert, mit Platzhaltern [Betrag] für die konkreten Zahlen.
Berichte vorbereiten
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine Vorlage für einen jährlichen Finanzbericht einer kirchlichen Körperschaft. Gliederung: 1. Einleitung und Überblick 2. Einnahmen-Übersicht (Kirchensteuer, Zuweisungen, Spenden, Sonstiges) 3. Ausgaben-Übersicht (Personal, Gebäude, Sachkosten, Projekte) 4. Vergleich zum Vorjahr 5. Besondere Posten und Erläuterungen 6. Ausblick auf das kommende Haushaltsjahr 7. Schlussbemerkung Format: Professioneller Berichtsstil mit Platzhaltern für alle Zahlen und spezifischen Daten.
🟣 Grauzone – Finanzdaten: Aggregierte Haushaltszahlen (Gesamtbudgets, Kostenarten) sind grundsätzlich weniger kritisch. Aber: Wenn aus dem Kontext erkennbar wird, welche Körperschaft gemeint ist (z.B. „Kirchenkreis mit 12 Gemeinden und Gesamthaushalt von 3,2 Mio €"), könnten die Daten zuordenbar sein. Empfehlung: Nutzen Sie die KI nur für die Textstruktur und Formulierung. Setzen Sie die konkreten Zahlen erst nachträglich manuell ein.
📣 Arbeitsbereich 5: Kommunikation mit Gemeinden
Rundschreiben
Prompt zum Kopieren
Verfasse ein Rundschreiben der kirchlichen Verwaltung an alle Kirchengemeinden. Thema: [z.B. Neue Regelungen zur Gebäudenutzung / Änderungen im Meldewesen / Hinweise zur Kollektenplanung] Inhalt in Stichpunkten: - [Punkt 1] - [Punkt 2] - [Punkt 3] Tonfall: Informativ und sachlich, aber nicht bürokratisch. Verständlich auch für ehrenamtliche Kirchenälteste. Format: Offizielles Rundschreiben mit Datum, Betreff, Anrede „An alle Kirchengemeinden im Kirchenkreis", Grußformel mit [Name und Funktion].
Informationsbriefe
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Schreibe einen Informationsbrief für einen Gemeindebrief / Newsletter. Thema: [z.B. Vorstellung neuer Mitarbeiter / Terminänderungen / Sammelaktion / Rückblick auf Veranstaltung] Zielgruppe: Gemeindeglieder aller Altersgruppen Tonfall: Warm, einladend, leicht zu lesen. Kurze Sätze. Keine Fachbegriffe. Länge: Ca. 200-250 Wörter (eine halbe Seite Gemeindebrief). Verwende durchgehend Platzhalter statt echter Namen oder Orte.
Ankündigungen
Prompt zum Kopieren
Formuliere eine Ankündigung für [Art der Veranstaltung, z.B. einen Gottesdienst / eine Gemeindeversammlung / ein Konzert] in einer Kirchengemeinde. Die Ankündigung soll geeignet sein für: - Aushang am Schwarzen Brett - Gemeindebrief - Abkündigungen im Gottesdienst Informationen: - Was: [Veranstaltung] - Wann: [Datum, Uhrzeit] - Wo: [Ort] - Besonderheiten: [z.B. Kinderbetreuung, gemeinsames Essen, Gastredner] Bitte erstelle drei Versionen: 1. Kurz (für Abkündigungen, max. 3 Sätze) 2. Mittel (für den Gemeindebrief, ca. 80 Wörter) 3. Ausführlich (für einen Aushang, ca. 150 Wörter)
🎪 Arbeitsbereich 6: Veranstaltungsorganisation
Einladungen gestalten
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Schreibe eine einladende und ansprechende Einladung zu einer kirchlichen Veranstaltung. Details: - Art: [z.B. Gemeindefest / Adventsbasar / Kirchenkreisfest / Ökumenischer Gottesdienst] - Datum und Uhrzeit: [Datum], [Uhrzeit] - Ort: [Ort] - Programm-Highlights: [z.B. Musik, Kinderprogramm, Kaffee und Kuchen, Vortrag] - Anmeldung erforderlich? [Ja/Nein, bis wann, wohin] Tonfall: Fröhlich, einladend, herzlich – soll Lust machen zu kommen! Erstelle bitte zwei Versionen: 1. Formell (für offizielle Einladung per Brief/E-Mail) 2. Locker (für Aushang/Social Media/Gemeindebrief)
Programmhefte
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Erstelle den Textentwurf für ein Programmheft einer kirchlichen Veranstaltung. Veranstaltung: [z.B. Kirchenkreistag / Reformationsfest / Jahresempfang] Dauer: [z.B. 10:00 – 17:00 Uhr] Das Programmheft soll enthalten: - Grußwort (Platzhalter für [Name der/des Superintendent/in]) - Tagesübersicht mit Uhrzeiten - Kurzbeschreibung jedes Programmpunkts (2-3 Sätze) - Hinweise zur Verpflegung und Pausenzeiten - Lageplan-Hinweis (Platzhalter) - Organisatorische Hinweise (Parken, ÖPNV, Barrierefreiheit) Tonfall: Einladend und informativ.
Veranstaltungs-Checklisten
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine vollständige Checkliste für die Organisation einer kirchlichen Veranstaltung mit ca. [Anzahl] Teilnehmenden. Art der Veranstaltung: [z.B. Gemeindefest / Studientag / Klausurtagung] Gliedere die Checkliste in: 1. Planung (3+ Monate vorher) 2. Organisation (4-8 Wochen vorher) 3. Feinplanung (1-2 Wochen vorher) 4. Am Veranstaltungstag (morgens, während, abends) 5. Nachbereitung (Woche danach) Denke bitte an: Raum, Technik (Beamer, Mikrofon), Verpflegung, Einladungen, Programm, Dekoration, Beschilderung, Anmeldung, Fotodokumentation, Dank an Helfende, Abrechnung.
Nachbereitung
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine Vorlage für die Nachbereitung einer kirchlichen Veranstaltung. Die Vorlage soll helfen, folgende Fragen zu beantworten: - Was lief gut? Was können wir beibehalten? - Was lief weniger gut? Was sollten wir ändern? - Wie war die Teilnehmerzahl im Vergleich zur Planung? - Gab es technische oder organisatorische Probleme? - Was sagen die Rückmeldungen der Teilnehmenden? - Welche Kosten sind angefallen? (Platzhalter) - Was nehmen wir für die nächste Veranstaltung mit? Format: Strukturierte Vorlage mit Fragen und Platz für Antworten. Geeignet, um sie im Team auszufüllen.
👥 Arbeitsbereich 7: Personalverwaltung (Zuarbeit)
⚠️ Besonders sensibel: Der Bereich Personalverwaltung erfordert höchste Datenschutz-Sorgfalt. Geben Sie niemals Informationen über konkrete Mitarbeitende in die KI ein. Nutzen Sie KI ausschließlich für allgemeine Vorlagen und Textmuster.
Stellenausschreibungen formulieren
Prompt zum Kopieren
Formuliere eine Stellenausschreibung für eine kirchliche Stelle. Position: [z.B. Gemeindesekretär/in / Küster/in / Kirchenmusiker/in / Jugendreferent/in] Umfang: [z.B. Teilzeit 20 Stunden/Woche / Vollzeit] Befristung: [z.B. unbefristet / befristet auf 2 Jahre als Elternzeitvertretung] Vergütung: [z.B. nach TV-EKBO / nach kirchlichem Tarif] Aufgabenbereich: - [Aufgabe 1] - [Aufgabe 2] - [Aufgabe 3] Gewünschte Qualifikationen: - [Qualifikation 1] - [Qualifikation 2] Bitte formuliere die Ausschreibung im gängigen Format mit: Einleitung, Aufgabenbeschreibung, Anforderungsprofil, Wir-bieten-Abschnitt, Bewerbungshinweise. Achte auf gendergerechte Sprache.
🟣 Grauzone – Stellenausschreibungen: Die Ausschreibung selbst ist grundsätzlich unbedenklich, da sie öffentlich wird. Vermeiden Sie jedoch, im Prompt den Grund für die Vakanz mit Personenbezug zu nennen (z.B. „weil Frau X in Rente geht"). Schreiben Sie stattdessen neutral: „Nachbesetzung einer Stelle".
Arbeitszeugnisse (Textmuster)
Prompt zum Kopieren
Erstelle ein Textmuster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für eine kirchliche Verwaltungskraft. Position: [z.B. Gemeindesekretär/in] Beschäftigungsdauer: [z.B. 5 Jahre] Bewertung: [z.B. gut / sehr gut] Das Zeugnis soll enthalten: - Einleitung mit Angaben zur Beschäftigung (Platzhalter) - Aufgabenbeschreibung - Leistungsbeurteilung - Führungsverhalten / Zusammenarbeit - Sozialverhalten - Schlussformel mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen WICHTIG: Verwende ausschließlich Platzhalter wie [Name], [Zeitraum], [Gemeinde/Kirchenkreis]. Das ist NUR ein Textmuster – keine echte Zeugniserstellung! Beachte die üblichen Zeugnis-Codes und formuliere entsprechend der gewünschten Bewertungsstufe.
ACHTUNG – Echte Zeugnisse
Geben Sie niemals echte Zeugnistexte, Beurteilungen oder Mitarbeiterdaten in ein KI-Tool ein! Nutzen Sie die KI ausschließlich für allgemeine Textmuster ohne Personenbezug. Das fertige Zeugnis erstellen Sie selbst unter Verwendung der echten Daten.
Anschreiben und Standardbriefe
Prompt zum Kopieren
Erstelle Vorlagen für häufige Personalschreiben in einer kirchlichen Verwaltung: 1. Einladung zum Vorstellungsgespräch 2. Zusage nach Vorstellungsgespräch 3. Absage nach Vorstellungsgespräch (wertschätzend formuliert) 4. Bestätigung einer Dienstvereinbarung 5. Einladung zu einem Mitarbeitergespräch Jede Vorlage soll: - Einen klaren Betreff haben - Professionell und freundlich formuliert sein - Platzhalter für alle variablen Daten verwenden: [Name], [Datum], [Uhrzeit], [Ort], [Position] - Maximal 120 Wörter lang sein
💡 Tipps für den Alltag mit KI
Was tun, wenn die KI Unsinn erzählt?
KI-Systeme können manchmal Dinge „erfinden", die plausibel klingen, aber falsch sind. Das nennt man „Halluzinieren". Hier ist, was Sie tun können:
| Problem | Lösung |
|---|---|
| KI erfindet Fakten (z.B. falsche Gesetze oder Regelungen) | Prüfen Sie Fakten immer nach. Fragen Sie: „Bist du dir sicher? Kannst du die Quelle nennen?" |
| Text ist zu lang / zu kurz | Sagen Sie: „Bitte kürze den Text auf maximal 100 Wörter" oder „Bitte ergänze noch Details zu [Thema]" |
| Tonfall passt nicht | Sagen Sie: „Bitte formuliere das weniger formell / herzlicher / sachlicher" |
| Falscher Kontext (z.B. katholisch statt evangelisch) | Präzisieren Sie: „Bitte beachte: Es handelt sich um eine evangelische Landeskirche" |
| KI wiederholt sich oder dreht sich im Kreis | Starten Sie eine neue Unterhaltung (neuer Chat) und formulieren Sie den Prompt klarer |
Nachfrage-Prompt wenn etwas nicht stimmt
Das Ergebnis passt noch nicht ganz. Bitte überarbeite den Text mit folgenden Änderungen: - [Änderung 1, z.B. „Der Tonfall soll wärmer sein"] - [Änderung 2, z.B. „Bitte ergänze einen Hinweis auf die Anmeldefrist"] - [Änderung 3, z.B. „Kürze den letzten Absatz"] Behalte den Rest bitte bei.
Wie formuliere ich gute Nachfragen?
Sie können mit der KI im Gespräch bleiben – genau wie mit einer Kollegin. Wenn das erste Ergebnis nicht perfekt ist, fragen Sie einfach nach. Hier sind hilfreiche Formulierungen:
| Was Sie wollen | So sagen Sie es der KI |
|---|---|
| Kürzer machen | „Bitte kürze den Text auf die Hälfte / auf maximal 80 Wörter." |
| Mehr Details | „Bitte ergänze noch Informationen zu [Thema]." |
| Anderen Tonfall | „Bitte formuliere das freundlicher / formeller / einfacher." |
| Andere Struktur | „Bitte gliedere das als nummerierte Liste / als Tabelle / in Absätze." |
| Beispiele | „Kannst du mir dafür ein konkretes Beispiel geben?" |
| Varianten | „Bitte erstelle zwei Varianten: eine formelle und eine lockere." |
| Korrektur | „Der zweite Absatz ist nicht richtig. Bitte ändere ihn so: [Korrektur]." |
| Neustart | „Vergiss den letzten Versuch. Lass uns nochmal von vorne anfangen mit folgendem Ansatz: ..." |
Ihre persönliche Vorlagen-Sammlung
Der beste Weg, dauerhaft Zeit zu sparen: Erstellen Sie sich eine Sammlung von Prompts, die Sie immer wieder verwenden. Hier sind die wichtigsten auf einen Blick:
Universal-Prompt für E-Mails
Schreibe eine [freundliche/formelle/herzliche] E-Mail. An: [Empfänger-Gruppe, z.B. Kirchengemeinden / Ehrenamtliche / Gremium] Betreff: [Thema] Inhalt: [Was soll mitgeteilt werden? In 2-3 Sätzen] Tonfall: [freundlich / sachlich / herzlich / bestimmt] Länge: Maximal [Anzahl] Wörter. Verwende Platzhalter statt echter Namen.
Universal-Prompt für Vorlagen
Erstelle eine Vorlage für [Art des Dokuments, z.B. Protokoll / Einladung / Bericht]. Kontext: Evangelische kirchliche Verwaltung. Die Vorlage soll enthalten: [Aufzählung der gewünschten Abschnitte] Format: [z.B. mit Platzhaltern / als Tabelle / als Checkliste] Bitte verwende [Platzhalter] für alle variablen Daten.
Universal-Prompt für Texte überarbeiten
Bitte überarbeite den folgenden Text: - Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik - Verbessere den Satzbau, wo nötig - Behalte den Inhalt und Tonfall bei - Markiere wesentliche Änderungen Text: [Hier Ihren Text einfügen – OHNE personenbezogene Daten!]
💡 Profi-Tipp: Legen Sie sich ein Word-Dokument mit dem Titel „Meine KI-Prompts" an. Speichern Sie dort alle Prompts, die gut funktioniert haben. So müssen Sie beim nächsten Mal nur noch kopieren, einfügen und die Platzhalter anpassen. Das spart enorm Zeit!
📚 Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| KI / AI | Künstliche Intelligenz (englisch: Artificial Intelligence). Ein Computerprogramm, das menschliche Sprache verstehen und Texte selbst erzeugen kann. |
| Prompt | Ihre Anweisung an die KI – der Text, den Sie in das Eingabefeld tippen. Je genauer der Prompt, desto besser das Ergebnis. |
| Chatbot | Ein KI-Programm, mit dem Sie sich unterhalten können, ähnlich wie in einem Chat. Beispiele: Claude, Gemini, ChatGPT. |
| Claude | Ein KI-Chatbot der Firma Anthropic. Kostenlos nutzbar unter claude.ai. Bekannt für gute Textqualität und sorgfältige Antworten. |
| Gemini | Ein KI-Chatbot von Google. Kostenlos nutzbar unter gemini.google.com. Gut integriert mit Google-Diensten. |
| Halluzinieren | Wenn die KI Informationen erfindet, die plausibel klingen, aber falsch sind. Deshalb: Ergebnisse immer prüfen! |
| Token | Die „Einheit", in der KI Text misst. Ein Token entspricht ungefähr einem Wort oder Wortteil. Manche KI-Dienste begrenzen die Anzahl der Token pro Antwort. |
| Chat / Konversation | Ein Gespräch mit der KI. Die KI „erinnert" sich innerhalb eines Chats an das bisher Gesagte, aber nicht über verschiedene Chats hinweg. |
| Platzhalter | Texte in eckigen Klammern wie [Name] oder [Datum], die Sie nach der KI-Generierung durch echte Daten ersetzen. Wichtig für den Datenschutz! |
| Anonymisieren | Persönliche Daten durch allgemeine Begriffe ersetzen, sodass keine Person identifizierbar ist. Z.B. „Herr Müller" wird zu „[Mitarbeiter A]". |
| Copy & Paste | Text kopieren (Strg+C) und an anderer Stelle einfügen (Strg+V). So übernehmen Sie KI-generierte Texte in Ihre Dokumente. |
| Neuer Chat | Wenn die KI nicht mehr sinnvoll antwortet, starten Sie eine neue Unterhaltung. Bei Claude: Klicken Sie oben links auf „New Chat". |
Viel Erfolg beim Ausprobieren!
Denken Sie daran: KI ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft. Es ersetzt nicht Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrung – es macht Ihre Arbeit leichter und effizienter.
Dieses Handbuch wurde mit Unterstützung von KI erstellt und ist für den internen Gebrauch bestimmt.
Stand: Februar 2026 | Version 1.0